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Politique de confidentialité

La présente politique décrit la manière dont ADRESS & ADMINISTRATION MANAGEMENT SOLUTIONS SRL (nom commercial AAM-Solutions, BCE BE 0766.407.985) traite vos données personnelles lorsque vous utilisez l'Espace client (le « Portail ») de consultation de vos courriers numérisés, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD — Règlement UE 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Cette politique est spécifique au Portail. Elle complète la politique de confidentialité générale d'AAM-Solutions, à laquelle elle renvoie pour l'ensemble de nos traitements (relation client, identification AML/KYC, comptabilité, etc.).

1. Responsable du traitement

2. Quelles données nous traitons

• Votre adresse e-mail — sert d'identifiant de connexion et, si vous l'activez, à vous notifier.
• Votre mot de passe — créé et géré par vous via Microsoft ; il est stocké de façon sécurisée (haché) par Microsoft et nous ne le connaissons jamais.
• Le rattachement à votre/vos société(s) — pour ne vous montrer que vos propres documents.
• Vos préférences et votre activité dans le Portail — documents lus/non-lus, favoris, abonnement aux notifications, date de dernière activité.
• Votre abonnement aux notifications (si vous l'activez) — l'adresse technique que le service de notification de votre navigateur attribue à votre appareil, et les clés de chiffrement qui l'accompagnent ; un enregistrement par appareil, rattaché à votre adresse e-mail (voir §11).
• Vos courriers numérisés — les documents que nous recevons et numérisons pour votre société, conservés dans Microsoft SharePoint.
• Vos factures — les factures que nous vous adressons (numéro, date, montant et PDF), établies dans notre logiciel de gestion Odoo et lues en direct par le Portail. Nos serveurs n'en conservent aucune copie ; une copie peut en revanche être gardée sur votre appareil, dans les conditions décrites au §9.
• Données techniques — adresse IP de connexion (journal de sécurité et prévention des abus), type d'appareil/navigateur.

3. Finalités et bases légales du traitement

Finalité	Base légale (RGPD)
Vous donner accès à vos courriers et gérer votre compte d'accès	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Vous donner accès à vos factures et à leur PDF	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Garder une copie de vos listes, de vos courriers et de vos factures sur votre appareil, pour un affichage immédiat, une lecture sans connexion et une économie de données mobiles (voir §9)	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Vous notifier de l'arrivée de nouveaux courriers	Consentement (art. 6.1.a) — bouton « Activer les notifications », retirable à tout moment
Sécurité du service, cloisonnement et journal d'accès	Intérêt légitime (art. 6.1.f) et obligations de sécurité (art. 32)
Conservation des courriers dans votre dossier	Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligation légale (art. 6.1.c) — voir §6

4. Qui a accès à vos données (sous-traitants)

Nous ne vendons ni ne louons vos données. Pour fournir le Portail, nous faisons appel à des prestataires techniques qui agissent comme sous-traitants, encadrés par contrat (DPA — Data Processing Agreement, art. 28 RGPD) :

• Microsoft Corporation — gestion de l'identité et de la connexion (Microsoft Entra External ID) et stockage des documents (SharePoint / Microsoft 365). Politique.
• Netlify, Inc. (USA) — hébergement du Portail, exécution des fonctions serveur, stockage technique des préférences (lu/favoris/notifications, journal d'accès) et envoi des notifications. Politique.
• Odoo S.A. (Belgique) — logiciel de gestion dans lequel vos factures sont établies et conservées ; le Portail s'y connecte en lecture seule pour vous les afficher. Politique.
• Services de notification des navigateurs — si vous activez les notifications, elles sont acheminées par le service de notification de votre navigateur ou de votre système : Google LLC (Chrome, Android — Politique), Apple Inc. (Safari, iPhone/iPad — Politique), Mozilla Corporation (Firefox — Politique). Le contenu de chaque notification est chiffré avant l'envoi : ces services transportent le message sans pouvoir le lire.

Vos données ne sont jamais vendues ni louées à des tiers à des fins commerciales.

5. Transferts hors Union européenne

Votre identité de connexion (Microsoft Entra External ID) est hébergée dans l'Union européenne. Certaines données techniques (rattachement société, préférences, journal d'accès) sont traitées par notre hébergeur Netlify, dont l'infrastructure peut se situer aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétés de mesures de sécurité (chiffrement, contrôle d'accès) conformes à l'arrêt « Schrems II ». Les services de notification (Google, Apple, Mozilla — voir §4) peuvent également traiter l'adresse technique de votre appareil aux États-Unis, dans le cadre du Data Privacy Framework et/ou des clauses contractuelles types.

6. Durée de conservation

• Compte d'accès et préférences (rattachement, lu/favoris, abonnement notifications) : conservés tant que vous êtes client et que votre accès est actif, puis supprimés dans un délai raisonnable après la fin de la relation.
• Vos courriers numérisés : conservés dans votre dossier client conformément à nos obligations légales — notamment 10 ans au titre de la législation anti-blanchiment (LCB-FT) et comptable, comme détaillé dans la politique générale.
• Journal d'accès aux documents (date, identifiant, document consulté, adresse IP) : conservé 90 jours, puis automatiquement supprimé.
• Copie sur votre appareil (voir §9) : les listes de courriers et de factures, 7 jours au plus après la dernière mise à jour reçue de nos serveurs ; les courriers et PDF de factures, 30 jours au plus après leur copie ; le tout effacé plus tôt à la déconnexion ou à la suspension de votre accès.
• Abonnement aux notifications (voir §11) : conservé tant que votre appareil reste abonné ; supprimé lorsque vous vous déconnectez du Portail, dès que le service de notification nous signale que l'appareil s'est désabonné, et sur simple demande de votre part.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès (art. 15), de rectification (art. 16), d'effacement (art. 17, sous réserve de nos obligations légales de conservation), de limitation (art. 18), d'opposition (art. 21) et de portabilité (art. 20). Vous pouvez également retirer votre consentement aux notifications à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur : depuis les réglages de votre navigateur ou de votre téléphone (voir §11), en vous déconnectant du Portail — depuis le 2 septembre 2026, la déconnexion désabonne aussi l'appareil des notifications — ou en nous écrivant.

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à info@aam-solutions.com (objet : « Exercice droit RGPD ») ou par courrier à AAM-Solutions SRL, Chaussée de Waterloo 200, 1640 Rhode-Saint-Genèse. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Vous avez aussi le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité belge :

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexion chiffrée (HTTPS / TLS), vérification de votre identité à chaque échange avec nos serveurs (ouverture du Portail, mise à jour de la liste, téléchargement d'un courrier ou d'une facture, déclaration de consultation), cloisonnement strict (vous ne voyez que vos propres documents), accès en lecture seule au stockage, secrets conservés côté serveur et Content Security Policy stricte.

Lecture sans connexion. Les courriers et factures déjà copiés sur votre appareil (voir §9) s'ouvrent depuis celui-ci, sans passer par nos serveurs. Leur protection dépend alors de celle de votre appareil (code de verrouillage, mises à jour, chiffrement du téléphone) et de votre déconnexion lorsque l'appareil est partagé. Dès que la connexion est disponible, l'application revérifie votre accès : à chaque ouverture du Portail, puis toutes les 30 secondes tant qu'il reste ouvert et à chaque retour au premier plan. Si votre accès a été suspendu ou fermé entre-temps, la copie est effacée comme décrit au §9.

À des fins de sécurité et de traçabilité, nous tenons un journal des accès aux documents, conservé 90 jours (voir §6). Il enregistre les consultations que l'application nous déclare lorsqu'elle est connectée ; une lecture effectuée sans connexion n'y figure pas.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous notifions l'APD dans les 72 heures et vous informons directement lorsque le risque est élevé (art. 33-34 RGPD).

9. Copie de vos courriers et factures sur votre appareil

Pour que le Portail s'ouvre immédiatement et reste consultable sans connexion, l'application garde une copie de certaines informations sur l'appareil que vous utilisez : dans l'espace de stockage que votre navigateur réserve au Portail ou, si vous l'avez installé sur votre écran d'accueil, dans l'application elle-même. Cette copie ne quitte pas votre appareil et nous n'y avons pas accès.

Ce qui est copié

• La liste de vos courriers : nom du fichier, date, taille, société concernée, état lu/non lu et favori. La liste ne contient jamais le contenu d'un courrier.
• La liste de vos factures AAM-Solutions : numéro, date, montant, société concernée, et votre formule d'abonnement.
• Les courriers eux-mêmes (le document numérisé) et le PDF de vos factures : d'abord les dix courriers les plus récents, que l'application prépare à l'avance à chaque ouverture ; puis, en arrière-plan et une seule fois, l'ensemble de vos autres courriers et le PDF de vos factures, dans la limite de place et de durée indiquées ci-dessous. S'y ajoutent ceux que vous ouvrez, téléchargez ou partagez, et les courriers voisins de celui que vous consultez. Un document déjà copié n'est jamais retéléchargé.

Combien de temps

• Les listes : 7 jours au plus, à compter de la dernière mise à jour reçue de nos serveurs.
• Les courriers et les PDF de factures : 30 jours, chacun à compter du jour où il a été copié. Passé ce délai, la copie n'est plus lisible : le Portail la refuse et la supprime dès la première ouverture qui suit. Tant que vous n'ouvrez pas le Portail, aucun programme ne s'exécute sur votre appareil — le fichier peut donc y rester présent, sans pouvoir être affiché, jusqu'à cette ouverture.
• La place occupée est plafonnée : entre 300 Mo et 2 Go selon l'espace que votre appareil accorde au Portail (500 Mo si l'appareil ne l'indique pas). Au-delà, les copies les plus anciennes sont supprimées en premier.
• Nous demandons au navigateur de ne pas supprimer cette copie de lui-même lorsqu'il manque de place, afin que vos courriers ne disparaissent pas sans raison ; le navigateur reste libre de refuser.

Quand la copie est effacée automatiquement

• Quand vous vous déconnectez (bouton « Se déconnecter ») : tout est effacé — listes, courriers et factures — pour tous les comptes qui ont utilisé cet appareil, et l'appareil est désabonné des notifications (voir §11).
• Quand votre accès est suspendu ou fermé (par exemple en cas d'impayé ou de fin de collaboration) : la liste et les copies de vos courriers sont effacées dès que l'application en est informée par nos serveurs. Les copies de vos factures sont conservées, pour que vous puissiez toujours consulter ce qui vous est réclamé.
• Tant que votre dossier n'est pas encore ouvert : vos documents restent consultables dans le Portail, mais aucune copie n'est conservée sur votre appareil — chaque ouverture passe par nos serveurs. Une copie déjà présente est supprimée à l'ouverture suivante du Portail.
• Quand votre compte n'est plus rattaché à aucun dossier : tout est effacé, factures comprises.
• À l'expiration des délais ou au dépassement du plafond : le nettoyage a lieu à chaque ouverture du Portail.
• Si votre appareil refuse l'écriture ou manque de place, le Portail fonctionne sans copie ; rien n'est alors conservé.

Comment l'effacer vous-même

• En vous déconnectant : c'est le moyen le plus simple et le plus complet.
• Sans vous déconnecter, en supprimant les données du site du Portail dans votre navigateur (Chrome et Edge : Paramètres › Confidentialité et sécurité › Données des sites ; Safari sur iPhone et iPad : Réglages › Safari › Avancé › Données de sites ; Firefox : Paramètres › Vie privée et sécurité › Cookies et données de sites). Si vous avez installé l'application, la désinstaller supprime la copie.

Appareil partagé ou prêté ? Déconnectez-vous à chaque fois. Tant que vous restez connecté, la personne qui utilise l'appareil après vous peut ouvrir le Portail et lire les courriers copiés.

Lecture sans connexion — ce qu'il faut savoir

Une fois copié, un courrier ou une facture s'ouvre depuis votre appareil, sans passer par nos serveurs. Sans connexion, la dernière liste connue reste affichée, accompagnée de la mention « Courriers affichés depuis votre appareil — mise à jour impossible pour le moment ». Deux conséquences :

• une consultation faite sans connexion n'est pas inscrite au journal des accès décrit au §6 ;
• l'effacement décrit ci-dessus suppose que l'appareil joigne nos serveurs : sans connexion, la copie reste lisible jusqu'à la prochaine synchronisation et, au plus tard, jusqu'à l'expiration des délais ci-dessus.

Base légale. Cette copie fait partie de l'exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) : elle rend le service de consultation utilisable rapidement et sans connexion, et ne porte que sur vos propres documents, sur votre propre appareil.

10. Autre stockage technique sur votre appareil

Outre la copie décrite au §9, le Portail enregistre sur votre appareil, parce que c'est nécessaire à son fonctionnement :

• votre session de connexion (le jeton délivré par Microsoft lors de la connexion), effacée à la déconnexion ;
• votre choix « Plus tard » sur la bannière des notifications, le temps de la session en cours ;
• les fichiers de l'application elle-même (pages, style, code), pour qu'elle démarre même sans connexion ;
• si vous les avez activées, votre abonnement aux notifications (voir §11).

Le Portail n'utilise aucun cookie publicitaire ni traceur tiers, ne réalise aucune mesure d'audience et ne se connecte à aucun autre service que ceux décrits au §4.

11. Notifications sur votre appareil

Si vous cliquez sur « Activer » dans la bannière du Portail et que vous acceptez la demande de votre navigateur ou de votre téléphone, nous vous prévenons de l'arrivée de nouveaux courriers. Ce choix se fait appareil par appareil.

• Ce que contient une notification : le titre « AAM-Solutions — Courriers », le nombre de nouveaux courriers et le nom du dossier concerné (votre société). Jamais le nom ni le contenu d'un courrier. Sur une application installée, le nombre de courriers non lus peut s'afficher sur l'icône. Exceptionnellement, nous pouvons vous adresser par ce canal un court message concernant votre dossier.
• Fréquence : nous vérifions toutes les cinq minutes l'arrivée de courriers ; les notifications sont regroupées, au plus une par lot de courriers reçus. Si votre accès est suspendu ou fermé, vous n'en recevez plus.
• Acheminement : la notification transite par le service de notification de votre navigateur ou de votre système (Google, Apple ou Mozilla — voir §4 et §5), sous forme chiffrée.
• Pour les arrêter : déconnectez-vous du Portail (depuis le 2 septembre 2026, la déconnexion désabonne aussi l'appareil des notifications), désactivez les notifications du Portail dans les réglages de votre navigateur ou de votre téléphone (par exemple : Réglages › Notifications › AAM-Solutions, ou l'icône de cadenas à côté de l'adresse du site), ou désinstallez l'application. Notre enregistrement de votre appareil est alors supprimé, au plus tard lors de l'envoi suivant. Vous pouvez aussi nous demander de le supprimer.

12. Décision automatisée et profilage

Le Portail ne procède à aucune prise de décision automatisée au sens de l'article 22 RGPD, ni à aucun profilage à votre égard.

13. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter les évolutions légales ou techniques ; la date en haut de page indique la dernière version. En cas de modification substantielle, vous serez informé par un moyen approprié.